O CAP permite que usuários responsáveis por etapas enviem suas respostas sem precisar acessar o sistema. Para isso será utilizada a funcionalidade de aprovação automática por e-mail.
Por padrão todas as novas etapas de um workflow vem configuradas com o envio do modelo de mensagem de Nova Tarefa:
Esse modelo de mensagem é nativo do CAP e já irá conter a expressão com os links para aprovação por e-mail dentro de seu conteúdo: {Request:EmailApprovalLinks}
Esta expressão irá refletir as opções de resposta configuradas no workflow para a etapa em questão. Ou seja, se na etapa foram configuradas somente as opções de avançar e retornar ao solicitante, por exemplo, esses serão os links enviados pelo e-mail:
Resultado da expressão para a etapa acima:
Porém, como os modelos de mensagem podem ser editados, ou mesmo novos modelos personalizados podem ser criados, é importante sinalizar que a aprovação por e-mail só poderá ser realizada através desses links. Responder o e-mail de forma padrão não funcionará.
Caso o modelo padrão tenha sido editado ou outra mensagem personalizada esteja em uso na etapa, confirme que a expressão para criar os links de aprovação estão no corpo da mensagem utilizada.
Ao clicar em uma das opções dos links um e-mail de resposta será aberto automaticamente, contendo o destinatário e o assunto já preenchidos e estes campos não devem ser alterados. Eles são necessários para que o sistema possa interpretar a resposta enviada.
Não é necessário o preenchimento de nenhuma informação no corpo do e-mail, a ação escolhida para a etapa está codificada no assunto do e-mail. Tenha atenção com possíveis assinaturas automáticas, pois todo conteúdo do corpo será adicionado como observação na resposta da etapa.
Atenção
Etapas que possuem atributos de preenchimento obrigatório não poderão ser respondidas via e-mail. Nestes casos o link enviado na mensagem irá redirecionar o usuário ao CAP, parar que os campos da solicitação sejam preenchidos antes de responder a etapa.