Nesse artigo criaremos um fluxo de Aprovação de Compras. Será um fluxo simples com duas etapas, mas que explorará a maioria das opções de configuração de um Workflow (Fluxo).
Antes de iniciar você precisa saber que somente Administradores de Áreas/Pastas podem criar novos fluxos, ou seja, esse passo-a-passo tem como premissa que você já tem acesso de administrador de uma área/pasta.
Para verificar quem são os Administradores de Áreas/Pastas, clique no link - Matriz de Permissões.
Por meio desse link, caso você tenha permissão, irá para uma página onde poderá visualizar todas as áreas do CAP:
Nessa página você poderá ver quem é o administrador de cada área.
O administrador do CAP (não é a mesma coisa que administrador da Pasta) poderá verificar essa informação para você:
Básico
Selecione o ícone da engrenagem e em seguida clique em Novo Workflow.
Caso sua versão não tenha esse atalho no ícone da engrenagem, utilize esse atalho: Novo Workflow.
Passo 1 - Escolha a Área do Workflow (normalmente é um departamento) e em seguida preencha os campos descrição, Prazo (SLA) e Disponibilidade.
Dica: Onde aparecer a bandeira do Brasil, você poderá traduzir o conteúdo ou nome do campo para Inglês, Francês e Espanhol.
Passo 2 - Vamos adicionar alguns campos. Para isso, clique no botão adicionar no "box" de campos:
Incluiremos um campo do tipo Tabela e outro do tipo Texto Multilinha, mas você poderá ver que ao clicar em selecionar ele terá outras opções:
Para adicionar um campo do tipo Texto Multilinha e Tabela é obrigatório que adicione um Nome:
Porém apenas para Tabela é obrigatório que adicione as colunas, selecionando que tipo de dados será inserido em cada uma delas:
Passo 3 - Definiremos quais serão as Etapas ou Tarefas desse processo. Neste caso, criaremos apenas duas etapas. Aprovação do Gestor Imediato e Aprovação do Financeiro.
Você poderá notar que ao selecionar o tipo do fluxo aparecerá três opções:
Notificação: o tipo mais simples, ele é a etapa que irá enviar email aos destinatários que forem incluídos.
Integração: é onde podemos fazer integrações com o próprio CAP ou sistemas internos para recuperar valores ou status de requisições.
Aprovação: esta etapa é criada para que alguém ou de forma automática faça a análise do conteúdo que foi preenchido na primeira etapa e veja se irá ser aprovado ou retornar para etapa anterior.
Passo 4 - Definiremos aqui o que chamamos de Data Flow, ou seja, é aqui que iremos parametrizar o que será visível, editável, requerido ou oculto durante cada Etapa ou Tarefa.
Dica: Cada click na "bolinha" irá mudar o estado dela, alternando entre as opções descritas na legenda.
Passo 5 - Visão geral do seu Fluxo / Workflow. Agora basta decidir se seu workflow já será publicado (campo Status) ou se você irá testá-lo primeiro. Clique em Salvar para que seu fluxo fique disponível (mesmo fluxos em rascunho serão exibidos, entretanto, não deve ser utilizado para fins produtivos).
Intermediário
1 - Conectar em campos do tipo Lista do CAP
2 - Configurar as etapas com usuários que existem
3 - Configurar SLA
4 - Configurar Notificações, Escalonamento e Lembretes
Avançado
1 - Conectar em campos do tipo Lista do SharePoint
2 - Configurar as etapas com Expressions
3 - Condições
4 - Avançado (permitir retornar para etapas que não executaram)
5 - Como usar outro template de mensagens.