Nova Solicitação ou Iniciar um novo processo
Para Iniciar um novo processo (solicitação), clique em Nova Solicitação no menu lateral esquerdo.
Serão apresentados todos os Workflows que estão prontos para serem utilizados. As empresas costumam organizar os processos por Áreas ou "Pastas", logo, você só irá visualizar os Workflows liberados para você.
Dica: Você pode "favoritar"os Workflows que você mais utiliza. Para isso, clique em "definir como favorito":
Minhas Tarefas
Nessa área do CAP, você será capaz de visualizar todas as tarefas que estão pendentes para o seu usuário ou um grupo que você faz parte. Um cenário muito comum é termos tarefas para um grupo de usuários, logo, o usuário também será capaz de visualizar tarefas que foram atribuídas para grupos em que ele é um dos membros.
A ordenação padrão lista as tarefas que estão mais próximas de atingirem o Prazo (SLA), entretanto, é possível configurar essa ordenação padrão.
Mobile - Veja a mesma visão da lista "minhas tarefas" quando acessada pelo celular.
Dica 1: A barra lateral utiliza três cores para identificar se a tarefa ainda está no Prazo (SLA):
Verde - até 80% do tempo previsto
Amarelo - entre 80% e 99% do tempo previsto
Vermelho - acima de 100% do tempo previsto
Dica 2: O valor de 80% (verde) é parametrizável durante o setup do ambiente e poderá ser alterado.
Minhas Solicitações
Nessa opção do CAP, o usuário será capaz de visualizar todas as solicitações que seu usuário iniciou. O usuário será capaz de acompanhar em qual etapa o processo está parado atualmente, desde quando o processo está aguardando e quem é o responsável pela Etapa atual.
Diferentemente da opção minhas tarefas, as cores na barra lateral esquerda indicam o Prazo (SLA) do processo como um todo e não o prazo em que se encontra a etapa atual (tarefa).
Etapas ou Tarefas
Um fluxo de trabalho ou Workflow nada mais é do que uma sequência de atividades planejadas que visa assegurar a execução de um processo.
Quando um Workflow é iniciado, seja manualmente ou por outro sistema, cada uma das etapas definidas serão transformadas em tarefas. As tarefas são exibidas basicamente em 2 lugares:
Menu Pesquisa
Menu Minhas Tarefas
Dica: É possível configurar lembretes recorrentes (e-mails) para cada uma das etapas do processo. Dessa forma, o responsável pela execução da tarefa não esquecerá que a mesma ainda está pendente e requer atenção.
Permissão: é necessário ser o administrador do CAP ou Administrador de uma Área ou "Pastas" para configurar os lembretes.
SLA (Prazo)
Prazo ou SLA = Tempo limite (dias, horas ou minutos) previamente configurado que define quanto tempo um Workflow ou Tarefa deveria durar.
Visão do Workflow (Processo): Prazo total que um Workflow deve levar até que todas as tarefas/etapas sejam concluídas.
No CAP, cada uma das etapas pode ter um prazo configurado. Para configurar os prazos (SLA) das etapas de um Workflow, o usuário precisa ter acesso de administrador do CAP ou administrador de uma Área / "Pasta".
Para delegar uma única tarefa, selecione a tarefa na lista de "minhas tarefas" e em seguida clique em "Delegar Tarefa", que fica na parte inferior esquerda do detalhe da solicitação.
Em seguida, informe o nome do usuário que também será responsável pela tarefa:
Dica: O CAP incluirá o novo usuário como responsável por essa tarefa, mas ainda irá manter o responsável original. O novo usuário também será avisado (e-mail e feed) que existe uma tarefa pendente em seu nome.
Outra funcionalidade muito utilizada é a "Delegação de Tarefas por Período". Essa funcionalidade é extremamente útil quando um aprovador vai entrar em férias e precisa "delegar" as aprovações ou tarefas para outra pessoa (backup).
Clique no ícone de representa o usuário e em seguida clique em "delegação de tarefas".
No campo "Delegar para", informe o nome do usuário que passará a receber suas tarefas durante o período configurado.
É possível definir uma data e início e término da vigência da delegação, além de permitir que o usuário também delegue as tarefas que estão em sua fila atualmente (Delegar tarefas pendentes).
Clique no ícone de representa o usuário e em seguida clique em "Relatórios Agendados".
Essa funcionalidade possibilita que o usuário configure o recebimento de um resumo com todas as tarefas pendentes, lembretes e solicitações com erro.
